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Vendí un producto que no estaba en bodega, ¿cómo lo evito?

Tiempo de lectura: 4 minutos. 


Aunque parezca que el título no tiene sentido, esta situación puede ser más común de lo que parece. Imagine que sus colaboradores confirman el despacho de 500 unidades de producto a un cliente, pero al revisar en su bodega la cantidad disponible es de apenas 370. ¿Qué pasó? ¿Será que se perdió? ¿Habrá algún error en el inventario? Independientemente de la razón, esto ya representa un serio problema.

Una gestión ambigua o descuidada de su inventario puede generar grandes pérdidas de dinero en trámites logísticos de última hora, tener productos caducados, retrasos en sus procesos de entregas y despachos y, la peor de todas, puede representar la pérdida de sus clientes.

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Si usted se siente identificado con esta situación, o le ha pasado, no se preocupe hay formas de solucionarlo o mejor aún, evitarlo proactivamente. El método Diagrama de Pareto señala que “el 80 % de los problemas se pueden solucionar si se elimina el 20 % de las causas que lo generan”. Es decir, al detectar los problemas más graves, podrá encontrarles la solución de raíz.

En Logical Data le presentamos los aspectos que debe atender para detectar posibles problemas en su inventario y evitar situaciones como esta:

Visibilidad de la bodega o almacén

Una investigación realizada en la Universidad Central de Venezuela estudió el comportamiento de los inventarios en las empresas, y arrojó que, en la mayoría de ellas, existen faltantes de producto para satisfacer la demanda actual. “El porcentaje de producto faltante por mes, oscila entre el 1 % y el 30 %”. Imagine la cantidad de dinero y clientes que puede perder por esta razón.

El motivo principal para que usted o sus colaboradores hayan vendido un producto que no esté actualmente en existencia suele ser el desconocimiento exacto de su inventario. Y, aunque este problema puede ser muy común en las empresas, es también el causante de la pérdida de contratos importantes, el retraso en los procesos y toma de decisiones, y por consiguiente un impacto negativo en la rentabilidad.

En este punto, no solo se necesita saber cuántos productos hay en bodega, sino también conocer el flujo de movimiento o rotación de cada uno de ellos y si cuenta con la capacidad para producir de acuerdo a su demanda.

Material Requiring Planning (MRP)

El MRP o la planificación de necesidades de material es una función incorporada en SAP Business One, poderoso ERP enfocado a apoyar a empresas en crecimiento.

Esta aplicación permite visualizar las necesidades de materiales para un proceso de fabricación o abastecimiento, y está basada en la revisión constante del inventario, la demanda y los suministros existentes y en la parametrización de planificación (como las decisiones de fabricación o compra, determinación del tiempo de entrega, o la planificación de vacaciones).

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Contar con esta solución le permite, a su vez, tener un panorama más claro del comportamiento usual de oferta-demanda de su compañía, abastecer efectivamente su bodega sin excederse y planificar de forma más clara la frecuencia de pedidos.

Además tiene en cuenta las reglas de planificación prederminadas, como Nivel de Stock, Pedido múltiple, Cantidades mínimas de pedido e Intervalos de pedido, lo cual le facilitará totalmente su gestión de planificación de inventario y le permitirá responderle oportunamente a sus clientes.

Control de Inventarios:  6 Errores comunes que toda empresa debe evitar

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Personal capacitado y con información veraz

Errar es de humanos, ¿cierto? Pero cuando la estabilidad de su empresa está en juego, resulta urgente disminuir este factor a su mínima expresión. De acuerdo con la multinacional IBM, los errores humanos pueden causar el 95 % de los problemas de ciberseguridad en una empresa. Imagine todo lo que también causa en departamentos administrativos, de ventas y de logística.

Ahora hagamos un ejercicio breve para responder con “sí” o “no”:

1. ¿Su personal en bodega está correctamente capacitado para sus actividades?
2. ¿Su personal en bodega actualiza el ingreso y egreso de productos de forma inmediata?
3. ¿El equipo de ventas tiene forma de visualizar la cantidad real de productos en almacén durante las 24 horas del día?
4. ¿Su equipo de ventas puede conocer el estado del almacén sin consultar a terceros?
Si su respuesta fue “no” a algunas de estas preguntas, es probable que en cualquier momento se realice una venta que usted no pueda cubrir. Más allá de contar con un personal responsable y dedicado, es necesario entrenarlo con las herramientas, el conocimiento y las plataformas que le permitan una correcta gestión del inventario.

En Logical Data no solo recomendamos el uso de un buen ERP, sino que queremos ser sus aliados en la implementación de SAP Business One, una de las soluciones más empleadas a nivel mundial y que le ofrecen:

· Evitar sobrestock de recursos e insumos, para prevenir tener productos caducados o dañados.
· Evita robos en las bodegas. .
· Si cuenta con varias bodegas, podrá saber el estado de cada una de ellas por separado.

· Distribuye el contenido en inventario en 4 partes para ofrecer un panorama más detallado:
– Stock: producto existente en almacén.
– Disponible: producto existente en almacén y no comprometido.
– Comprometido: producto existente en almacén, pero ya perteneciente a algún cliente.
– Solicitado: productos en tránsito.

Contar con soluciones robustas y de primera como SAP Business One no solo aumentará la rentabilidad de su empresa, sino que evitará la fuga de dinero y perder clientes debido a posibles incumplimientos y expectativas no cumplidas.

En Logical Data estamos comprometidos con apoyar a que las empresas en crecimiento comiencen a funcionar como grandes. Si usted quiere empezar a optimizar sus procesos de negocio y tener acceso a su información completa al instante para tomar mejores decisiones y acelerar el desarrollo de su compañía, póngase en contacto con nosotros. Haga clic aquí y agende hoy mismo una demo.

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