¿Cuánto tiempo puedo liberar en mi empresa usando un ERP?

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Steve Jobs dijo en algún momento: «mis cosas favoritas de la vida no valen nada. Es claro que el recurso más preciado que todos tenemos es el tiempo». Por supuesto, esta reflexión puede aplicarse tanto en el ámbito personal como laboral. ¿Ha pensado usted cuánto tiempo pierde su empresa en actividades que no son relevantes?

Claro, nos referimos a acciones que poco a poco nos llevan a un objetivo, pero que al mismo tiempo podrían restar horas de nuestro día. Por ejemplo:

· Reescribir una factura y consolidarla en los movimientos.
· Actualizar o revisar el inventario semanalmente.
· Buscar información de un cliente en específico.
· Realizar informes de rendimiento.
· Modificar y pagar la nómina mensual.
· Hacer respaldo mensual de su información.
· Solicitar avances de gestión a cada uno de sus equipos de trabajo.

Entre otras actividades que seguro ya se le vinieron a la mente, que hacen parte del día a día de su organización. Y es aquí donde un ERP puede ayudarle a gestionar y reducir el margen de error en las actividades mencionadas y automatizarlas para ahorrar tiempo y además dinero.

Pagos y cobros al instante

Un artículo publicado en CR Hoy señala que la “mala contabilidad es el principal problema de las empresas en crecimiento”, y una de las razones por la cual suelen desintegrarse en sus primeros años de funciones. Por esto es importante mantener un registro detallado de todo lo relacionado a ingresos y egresos, y un ERP es la solución ideal para ello.

Contar con herramientas como asistentes de pago y cobro no permitirá que sus facturas se olviden o que queden clientes sin cancelar sus deudas. Podrá tener a su alcance todas las facturas que debe costear y recibir por categoría (pendientes, vencidas, saldadas), y podrá generar y solicitar los pagos desde la misma plataforma. Además, cuando cree una oferta y el cliente la apruebe, se crea una factura copiando automáticamente la información, para que se evite el doble trabajo. Todo esto puede representar un ahorro de más de 2 horas a la semana.

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Inventario al día

La automatización en los almacenes mejora la productividad y reduce costos de forma considerable, y por supuesto, le permite optimizar sus tiempos. Un asistente de MRP (Planificación de requerimientos de material, por sus siglas en inglés) integrado a su ERP le permitirá conocer el estado actual de su inventario, su disponibilidad para cumplimiento de pedidos, entradas, salidas, artículos en tránsito entre otros.

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Además, le sugiere las órdenes de compra o producción (si aplica) a realizar de acuerdo al nivel de salida de cada uno de sus artículos y la demanda frecuente por parte de cada uno de sus clientes, por lo que evitará crear las órdenes una a una. Ahora imagine el tiempo ahorrado: sin tener que hacer actualización de inventario manualmente de forma semanal ni órdenes de forma individual, puede ahorrar de 5 a 15 horas a la semana, dependiendo del tamaño de su inventario.

Reportes e informes

¿Cuántos informes suelen prepararse en su empresa mensualmente? Aunque la cantidad varía en cada caso, seguramente podemos incluir las relaciones de ingresos y gastos, las proyecciones para el siguiente periodo y reportes del progreso de sus distintos proyectos. Ahora, las verdaderas preguntas son estas: ¿Cuánto tiempo puede tomar a su equipo trabajar en cada uno de ellos? ¿Cuántas personas se ocupan durante este tiempo? Pueden ser 10, 15 o más horas al mes, e involucrar a 2, 4 o más personas.

El ERP ideal le permitirá obtener reportes periódicos de diversos datos que necesite con la mínima intervención humana, y evitará que deba elaborar informes manuales en programas como excel. De hecho, ERPs como SAP Business One se integran con excel para arrojar data en tiempo real y generar reportes actualizados fácil y rápido.

Trazabilidad de Documentos

¿Ha sufrido lo que es perder una factura? ¿Le cuesta ubicar la información referente a una venta o cliente en específico? Aunque este trabajo no suele medirse en tiempo, es posible que le reste a usted y a su equipo más de 2 o 3 horas a la semana ubicar la información exacta que se necesita.

Con un ERP, usted podrá ubicar con facilidad cualquier documento que haya ingresado en el sistema y todos los demás archivos que tengan relación directa con este. Por ejemplo, al ubicar el perfil de un cliente, puede revisar todos los negocios realizados y en procesos, las cuentas por pagar, las facturas, las fechas, los productos involucrados, direcciones y más.

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Si reunimos todas las actividades mencionadas, usted y su equipo pueden ahorrar entre 12 y 25 horas semanales de trabajo repetitivo con un ERP. Horas que podrá dedicar a optimizar procesos, empoderar a su equipo y crear estrategias para aumentar la rentabilidad y el desempeño de su compañía.

SAP Business One, es el ERP ideal para hacer de esto una realidad. Cuenta con asistente de pagos y cobros para llevar su contabilidad al día, asistente de MRP para conocer a fondo el comportamiento y estado de su inventario, generador de informes integrado con Excel que mantiene más de 1000 reportes actualizados en tiempo real, mapa de relaciones, entre otras funcionalidades relevantes para su negocio.

Además, si usted solicita la versión Cloud, podrá contar con respaldos automáticos de cada una de sus operaciones, y despreocuparse por la pérdida de información mientras sus datos están protegidos contra ciberataques.

Solicite más información ahora para conocer las distintas funcionalidades de SAP Business One y cómo operará este sistema ERP en su compañía. En Logical Data le ofrecemos un soporte integral para garantizar el éxito de su inversión.

Tenemos más de 20 años de experiencia apoyando a las empresas a crecer lo que nos hace la opción ideal para acompañar su proceso de aumento de rentabilidad.

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