¿Cuándo invertir en un sistema ERP? 7 señales para saberlo

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Hoy en día, las empresas medianas y grandes suelen estar lideradas por gerentes dinámicos que apuestan por la innovación. De hecho, un informe del Banco Mundial sobre el emprendimiento en América Latina, menciona que cada vez más compañías están exportando al mercado exterior, registrando patentes, introduciendo productos nuevos, mejorando sus procesos productivos, cooperando con otras empresas para innovar e importando tecnologías nuevas. Estas son buenas noticias.

Sin embargo, cuando se trata de realizar una inversión importante, los directivos tienen el reto de saber si ahora es el momento adecuado para hacerlo, por el riesgo que podría representar que el proyecto no salga como se espera o que no genere el retorno de inversión deseado.

Adoptar un ERP no es la excepción, y aunque sabemos que implementarlo es el primer paso para lograr una empresa exitosa y rentable, también sabemos que usted puede tener dudas al respecto de si su empresa está lista o no.

En Logical Data recopilamos un conjunto de señales que le ayudarán a identificar si ya es hora de dar este paso en su compañía.

1. Hay pérdidas en su inventario

El inventario es uno de los elementos core de cualquier empresa, y tenerlo en orden es la única garantía que usted tiene para saber que podrá cumplir con los plazos y las especificaciones de entrega que haya acordado con sus clientes. Un descontrol en esta área puede suponer al menos un 7,3 % de pérdidas de las ventas totales, según informe sobre Pymes de Johnson Controls.

Si usted ha notado la pérdida de uno o más productos, es una clara señal de que no existe un control y debe hacer algo al respecto. Un sistema ERP no solo le ayuda a organizar de forma práctica su inventario, sino que le permite conocer en tiempo real la existencia, las salidas de stock, los pedidos realizados, el flujo de mercancía y otros factores que evitarán movimientos sospechosos.

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2. No sabe cuántos productos hay en stock

Imagine que recibe la solicitud de un cliente que necesita un pedido millonario urgente, luego de cerrar el trato se da cuenta de que no cuenta con los productos necesarios en stock para cumplirle en el tiempo acordado.

Existen 2 opciones: enfrentar esta situación de manera reactiva, cuando le pase (lo que puede representar resultados muy negativos para su empresa y su cliente) o ser proactivo y tomar medidas desde ahora. Un sistema ERP le ahorra tiempo de búsqueda y verificación, y pone a su alcance el estado de sus productos disponibles en tiempo real para que pueda cerrar negocios con mayor facilidad y cumplirle a sus clientes.

3. No tiene visibilidad de su negocio

Un gerente no debe permanecer día y noche en su empresa para supervisar constantemente cada movimiento y asegurarse de que todo fluya en cada proceso, así como tampoco debe perder el sueño cada noche por no saber qué ocurre con su compañía mientras no está. En caso de que esta sea su situación, algo está fallando.

Usted puede estar al tanto de cada detalle de su compañía con un sistema ERP, que se encargue de mostrarle en tiempo real cada movimiento, gasto, ingreso, estatus de sus clientes, órdenes pendientes, órdenes cumplidas y más. Y todo puede monitorearlo desde su dispositivo móvil, lo que hace que el tiempo que le dedica a su familia y actividades personales sea de mayor calidad.

4. La información sobre los procesos no está a mano

¿Ha pensado cuánto tiempo le toma diariamente ponerse al día con toda la información actualizada de su empresa? Si el tiempo sumado entre la solicitud de estos datos, la búsqueda, la entrega y el análisis le toma más de 20 minutos diarios, entonces tenemos otra clara señal de que necesita un sistema ERP.

Usted puede contar con toda la información en un mismo lugar, sin necesidad de solicitarla por departamento y esperar a que cada uno de estos la recopile por completo y la entregue; de esta manera ahorra tiempo y se le facilita tomar decisiones efectivas.

5. No tiene un control sobre las ventas

¿Usted podría indicar cuántas ventas realizó su empresa la semana pasada con claridad y contundencia? ¿Cuántos pedidos están pendientes por entregar? ¿Cuántos están siendo despachados en este instante? ¿Si sus ventas crecieron o disminuyeron en comparación con períodos pasados? Y no, no pretendemos que ningún gerente sea una computadora andante, pero esta es una información esencial para saber hacia dónde va encaminada su empresa.

En el libro El rendimiento y la efectividad de la fuerza de ventas se afirma que los sistemas de control de ventas “generan ventas más completas, es decir, ventas con clientes más satisfechos, más leales y mejores pagadores”. Un ERP es una garantía de control de ventas que resume todas las respuestas a las preguntas anteriores (y otras más) en un mismo panorama.

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6. Desconoce el costo de su producción o importación

El economista Arturo Damm Arnal explica que para que una empresa se vuelva más competitiva (que reduzca el precio de sus productos y brinde altísima calidad), debe antes ser más productiva, reduciendo sus costos de producción. Esto garantiza que las ganancias no se vean afectadas al disminuir el precio final.

El primer paso para saber si está recibiendo la ganancia deseada en su empresa es conocer cuál es el costo de producción y/o cuál es el costo total de importación de sus productos. Esto también determinará la rentabilidad de su compañía y las posibles amenazas u oportunidades que le rodean. Todo es posible conocerlo con un sistema ERP.

7. Depende de otros para conocer información fundamental

Pongamos un ejemplo. Usted está fuera del país y un proveedor lo contacta para reclamar que no ha recibido el pago correspondiente durante un fin de semana. Sabe que no hay nadie en la oficina que pueda corroborar esa información. ¿Qué opción existe? Y no, no es precisamente suspender su viaje, ni pedirle a su personal una visita fugaz a su lugar de trabajo.

La mejor opción es tener un ERP. No se permita trabajar a ciegas y deje que una solución como SAP Business One le muestre esta información antes, ya que contará con una minuta constante de los movimientos de su compañía durante las 24 horas del día, los 7 días de la semana. De esta forma, puede prepararse ante situaciones como esta de una forma confiable y segura.

Si usted y su compañía han atravesado alguna de estas situaciones, es momento de tomar acción. Uno de los sistemas ERP más conocidos y solicitados a nivel mundial es SAP Business One, el cual le permite gestionar, supervisar y evaluar cada paso que dé su empresa con claridad, rapidez y facilidad.

En Logical Data no solo queremos acompañarle en el proceso de tener una empresa cada vez más sólida y fácil de manejar, sino que nos proponemos brindarle un abanico de soluciones que se adaptan a sus necesidades particulares.

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