Cómo SAP Business One le ayuda a evitar errores por las hojas de cálculo

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Es cierto que las diferentes hojas de cálculo como Microsoft Excel, pueden ser una excelente herramienta para aquellas empresas que comienzan a poner en marcha sus operaciones. Sin embargo, conforme la compañía comienza a crecer, comienzan a surgir múltiples retos naturales de la operación del negocio que se empiezan a salir de las manos y no son fácilmente gestionables en archivos por separado u hojas de cálculo.

Sabemos que como líder de empresa, usted necesita tener visibilidad total de sus procesos de forma rápida y efectiva para enfocarse en tomar decisiones para seguir creciendo, y la duplicidad o irregularidad en sus datos, puede generarle sobreesfuerzos, re trabajos o incluso pérdida información vital de su compañía.

Si usted se encuentra en un escenario en el cual no tiene control de lo que está pasando y los infinitos archivos de excel son su tabla de salvación, es hora de dar gracias a las hojas de cálculo y evolucionar a un Sistema de planificación de recursos empresariales o ERP.
Estos son solo algunos de los beneficios que su empresa podrá ver con esta importante transformación:

Simplifique sus operaciones

Aunque las hojas de cálculo son altamente útiles y personalizables, su equipo debe encargarse de la configuración completa desde cero, lo cual puede reflejarse en mucho tiempo invertido sin garantizar que el resultado final sea el esperado. Y si quiere acceder a la información de cada área de la empresa, deberá indagar arduamente entre las diversas hojas de un mismo archivo o las varias versiones de documentos guardados que tenga (claro, luego de haber pasado meses creando cada uno de estos archivos formulados).

Sumado a esto, los documentos ocupan mucho espacio de almacenamiento incluso cuando se trata de archivos con fórmulas simples. Mantener las hojas de cálculo como único recurso puede ser un enemigo de la productividad de su empresa.

ERP potentes como SAP Business One le permitirán ahorrarse todo el proceso de búsqueda manual para tener visibilidad de algún proceso, ya que el sistema actualiza la información en tiempo real recopilando la información que cada una de las áreas de la compañía va incorporando en una sola plataforma. Además, tendrá informes detallados en distintos dashboards o tableros de mando y podrá incluso descargar sus reportes en excel cada vez que lo necesite.

>>¿Cuánto tiempo puedo ahorrar usando un ERP en mi empresa?

Mantiene su información actualizada

Según Aberdeen Group, 48 % de las empresas que deciden adoptar un ERP lo hacen para tener visibilidad total de la información de la compañía en tiempo real; ya que su programación permite que cada nuevo dato introducido se refleje de forma instantánea. Esto no puede lograrse con una hoja de cálculo, ya que cada información debe añadirse de forma manual, lo cual abre campo a errores humanos y omisión de datos.

De hecho, 1 de cada 100 celdas en las hojas de cálculo suelen tener un error, de acuerdo con el artículo 3 razones por las que reemplazar Microsoft Excel le ahorra dinero a un jefe, publicado en Forbes. Y no necesariamente se trata de un pequeño error, sino que puede causar estragos en las planificaciones financieras y proyecciones de su compañía. Con SAP Business One usted no debe preocuparse por errores de fórmulas, datos repetidos o desactualizados, ya que con cada movimiento usted podrá tener un reflejo en tiempo real del estado de cada proceso.

Automatiza sus procesos e informes

Si usted tiene en sus manos la oportunidad de cerrar un negocio, pero debe verificar con urgencia los ingresos netos de los últimos 3 meses y las proyecciones de ganancias de los siguientes 2 meses, ¿cuánto tiempo le tomará obtener este informe si toda su información está plasmada en hojas de cálculo? Luego de varios días de recopilar información, seguramente va a obtener datos ya desactualizados. Ninguna empresa puede prosperar con incertidumbre económica.

La generación de estadísticas e informes es una de las mayores ventajas de contar con un ERP como SAP Business One, ya que no necesitará a uno o más colaboradores trabajando días continuos en la creación de reportes, sino que podrá obtenerlos con solo un clic. Es más, si usted cuenta con SAP Business One operando en la nube de Microsoft Azure, puede consultar informes, proyecciones y cualquier otro dato que desee en cualquier momento, lugar y dispositivo.

Y además de informes, este ERP automatiza otros procesos como la actualización de los niveles de inventarios, la información de cada cliente junto a su historial de operaciones, datos administrativos y contables, recordatorios de pagos y cobros y más. Todo esto se traduce en un incremento en la productividad de sus equipos, ya que no tendrán que esperar a terceros para conocer los datos necesarios para realizar sus actividades.

Tipos de reportes que se pueden crear  con SAP Business One

Aquí le contamos qué tipo de informes automatizados usted podrá obtener de la mano de este ERP y cómo puede sacar el máximo provecho de ellos. 

Aumenta la seguridad de su información

Hagamos un ejercicio rápido:

· ¿Cuántas veces ha perdido información por no guardar los cambios de un documento de excel a tiempo?
· ¿Cuántas de sus máquinas han sufrido inconvenientes que causen la pérdida de información?
· ¿Qué pasaría si uno de sus trabajadores sufre el robo de su computador? ¿La información vital de su empresa quedaría expuesta?

La pérdida de datos en las empresas es más común de lo que pensamos, y más caóticas sus consecuencias: 34 % de las compañías no prueban sus copias de seguridad luego de realizarlas, y de aquellas que sí las revisan, pueden encontrar fallas en un 77 % de los casos.

Y hay una estadística más alarmante: 60 % de las compañías que pierden su información cierran en menos de 6 meses.

A diferencia de las hojas de cálculo, con SAP Business One no debe preocuparse por robos que puedan filtrar su información, daños en sus equipos, cierres inesperados o corrupción de archivos, ya que cada usuario solo podrá acceder al sistema con una clave y contraseña determinada. Además, podrá conocer qué usuario ha realizado modificaciones en cada área y desde qué ubicación.

Además si usted elige operar su ERP en la nube de Microsoft Azure, contará también con un robusto equipo de profesionales en seguridad dedicados a proteger y realizar constantes respaldos de su información.

>>¿Qué tan seguro es un ERP en la nube?

Centraliza todo en un mismo sistema

Es posible que usted cuente con uno o dos colaboradores hábiles en excel, que han creado todas las fórmulas y conocen cada truco para hacerlo más fácil. ¿Qué pasaría si este trabajador renuncia? Es posible que nadie conozca a profundidad cómo funcionan las hojas actuales, cómo extraer información valiosa de ahí, cómo utilizarlas adecuadamente o cuántos archivos realmente hay. Además el formato de estos documentos puede no ser compatible con los sistemas operativos que usted integre en un futuro.

Con SAP Business One y un partner experimentado como Logical Data su empresa tendrá acceso al programa de formación para que todos los colaboradores que interactúen con esta solución se capaciten. Así nunca más dependerá de una o dos personas para conocer el estado de su compañía. También se olvidará de un documento para cada departamento o área, porque este ERP integrará toda la información de su empresa en un mismo lugar, para controlar con mayor facilidad cada movimiento y tomar decisiones oportunas basadas en datos reales.

>>Cómo es el proceso de comprar e implementar SAP Business One

Y no, no estamos diciendo un adiós definitivo a las hojas de cálculo, SAP Business One le permite integrar documentos de Microsoft Excel como base de datos que se actualizan en tiempo real, además de la descarga de reportes. Todo con el fin de lograr un incremento de la productividad, optimizar sus procesos y aumentar la rentabilidad.

En Logical Data hemos ayudado a cientos de clientes a dar un paso más hacia el empoderamiento tecnológico de sus compañías a través de soluciones efectivas. Si quiere saber cómo este sistema puede facilitar sus procesos, solicite una Demo gratuita y conozca cómo SAP Business One opera en un escenario similar al de su empresa.

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Tipos de reportes que se pueden crear con SAP Business One

En Logical Data creamos este material para darle un panorama de ambas, y ayudarle a tomar la mejor decisión.

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