optimización de procesos administrativos

7 tips para que usted y su equipo sean efectivos en Teletrabajo

Tiempo de Lectura: 6 minutos. 

En medio de la incertidumbre y ansiedad que puede causar este periodo de aislamiento preventivo en el cual se siguen sumando los países del mundo ante la pandemia del Coronavirus, llega la hora para las empresas de reinventarse y optar por alternativas de trabajo que garanticen tanto la productividad y continuidad de sus procesos, como el bienestar de todo su equipo.

Muchas compañías ya han optado por metodologías de trabajo a distancia como el teletrabajo o Home Office, que les permita a los equipos seguir cumpliendo sus metas, con la tranquilidad de permanecer en casa y reducir su posibilidad de contagio.
Sin embargo, sabemos que este tipo de soluciones puede representar un gran reto al momento de conocer cuál es el avance real de los procesos y cómo coordinar a sus colaboradores de forma remota.

A continuación le mostramos algunos tips que le ayudarán a liderar con éxito el desempeño de su equipo en estos tiempos en los que trabajar desde casa es la mejor opción.

1. Conozca las realidades de sus colaboradores

Es posible que mientras muchos miembros de su equipo sientan alivio al trabajar desde casa, muchos otros vean el teletrabajo como un obstáculo para cumplir sus labores, debido a la cantidad de deberes del hogar y distracciones que pueden interferir en la productividad.

Esto puede ir desde fallas en el servicio eléctrico, tener que arreglar algún electrodoméstico o hasta atender alguna emergencia con sus hijos.

Según Harvard Business Review en un artículo sobre los trabajadores remotos, es fundamental que los gerentes “reconozcan el estrés de sus trabajadores, escuchen sus preocupaciones y ansiedades y sean empáticos con aquello que represente una complicación”.

Esto permitirá crear una comunicación fluida, un clima de confianza y transparencia en el equipo, y facilitará la creación de metas en conjunto que a su vez ayudan a aumentar la productividad y el enfoque.

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2. Establezca metas realistas

Algunos expertos aseguran que trabajar desde casa puede generar una mayor distracción. De hecho, un artículo publicado en The Seattle Times sugiere eliminar todas las distracciones alrededor, como un TV encendido, música, una cama cerca, etc. Pero sabemos que para un gerente será imposible conocer y controlar las distracciones particulares de cada trabajador.

Por ello es importante promover un modelo de trabajo por cumplimiento de objetivos, más que cumplimiento de horarios y establecer una lista de acciones claras y precisas que los colaboradores puedan cumplir. Esto les ayudará a enfocarse en las metas y dar prioridad a las actividades por realizar.

Si es posible establecer objetivos a diario y hacer seguimiento y acompañamiento a través de los líderes de las diferentes áreas, será mucho mejor que plantearse metas a mediano o largo plazo.

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3. Asegure los recursos necesarios

Una breve reunión inicial con los miembros de su equipo o los líderes de cada área le permitirá conocer qué herramientas o recursos específicos necesita cada colaborador para cumplir sus objetivos desde casa.

Esta gestión a tiempo evitará cualquier retraso innecesario y permitirá que cada miembro ponga a disposición de todos, los datos, información o documentos que sean necesarios para el cumplimiento de cada función.

Es posible que varios de sus colaboradores deban suministrar bases para que otros puedan hacer su trabajo, ya que no se encuentran en un mismo espacio físico. Por ejemplo, su equipo de ventas puede necesitar informes detallados de leads a los cuales solo tiene acceso el gerente general y el director de ventas, y deben ser entregados a primera hora para que continúe el flujo de trabajo; o puede ser que el gerente de producción requiera datos precisos sobre el inventario del día anterior.

También es fundamental conocer con qué recursos físicos cuenta cada miembro del equipo (computador con cámara, smartphone, conexión estable a internet, entre otros…) para garantizar que sea posible el cumplimiento de sus metas.

Luego de contar con la información pertinente y los elementos técnicos para realizar el trabajo, es recomendable emplear plataformas de trabajo colaborativo como Microsoft Sharepoint, que permite que los miembros de un equipo puedan compartir información, organizar y almacenar documentos desde cualquier dispositivo y desde cualquier explorador que utilicen. A través de esta herramienta, todos pueden acceder a los mismos archivos en tiempo real sin tener que guardar y enviar por separado y sobre todo evitando la duplicidad de información.

4. Fomente una cultura de video llamadas

Kevin Kruse, autor del libro Great Leaders Have No Rules, recomienda establecer una “cultura de video llamadas”, en la cual todo el equipo se pueda ver y generar una conexión humana y entrar en confianza más allá de sólo abordar las actividades laborales. Esto puede tener beneficios como:

· Observar la comunicación no verbal de los otros miembros del equipo.
· Fomentar que todos participen en un espacio tranquilo en lugar de hacerlo mientras realizan otras tareas, y así garantizar su atención.
· Promover que las personas se preparen mejor para presentarse.
· Promover la sinergia en el equipo y tener mayor fluidez para crear metas en conjunto.
Se recomienda dedicar los primeros 5 minutos para conocer cómo está cada miembro del equipo (cómo se sienten, cómo estuvo su fin de semana…), y luego comenzar con la agenda para asegurar que se cubran los puntos planeados para la reunión.

Existen alternativas como Microsoft Teams, una plataforma de colaboración súper completa y fácil de usar que permite hacer videoconferencias eficientes:

Permite reunirse con cualquier usuario desde cualquier lugar: usted puede hacer reuniones online (eventos individuales, de equipos y en directo para hasta 10.000 personas) con experiencias uniformes en todas las plataformas. Y permite grabar estas conferencias.

Permite reunirse con inteligencia: usted podrá hacer reuniones online de forma efectiva con contexto y contenido compartido.

Permite reunirse con confianza: tendrá audio, vídeo y uso compartido de pantalla de alta calidad, y de la misma seguridad y cumplimiento de Office 365.

Permite compartir documentos: cada miembro del equipo puede irlos modificando en tiempo real.

5. Aproveche la tecnología al máximo

A falta de un espacio físico en el cual pueda interactuar físicamente y en tiempo real con cada colaborador, las herramientas tecnológicas de colaboración y trabajo en equipo son sus mejores aliadas.

En este contexto, es necesario ir más allá del correo electrónico o mensajes de chat.

Microsoft Teams, además de tener una excelente herramienta para video llamadas y chats instantáneos, está diseñada para mejorar la comunicación y colaboración de los equipos de trabajo de las empresas.

Cuenta con funcionalidades como programas integrados de la Suite Office como Word, PowerPoint, OneNote y Excel, y se integra con SharePoint para compartir archivos en la nube.

También se conecta a otras herramientas como Trello y Asana para gestión de proyectos.

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6. Gestione el desempeño inteligentemente

Según Harvard Business Review, los gerentes exitosos que lideran a su equipo de forma remota, establecen una llamada diaria con sus empleados. Esto podría tomar forma de una serie de llamadas uno a uno, si sus empleados trabajan independientemente unos de otros, o una llamada de equipo, si su trabajo es altamente colaborativo.

La característica importante de las llamadas, es que son regulares y predecibles, y son una oportunidad en la que los colaboradores saben que pueden consultar con usted y que sus inquietudes y preguntas serán escuchadas.

Además, como usted sabe, desde antes de la actual situación dada por el COVID-19, ha sido necesario tener que reunirse con los miembros de su equipo y debatir cómo distribuir tareas o sincronizar el trabajo. Esto ya se puede hacer desde cualquier lugar o dispositivo con herramientas como Microsoft Project o Asana.

Por ejemplo, Microsoft Project, permite administrar proyectos y gestionar la asignación de tareas y recursos. Además, puede utilizarse para administrar el presupuesto, repartir la carga de trabajo entre varios integrantes e incluso dar seguimiento a lo que cada uno de ellos realiza.

Es importante que, antes de terminar la jornada laboral, usted pueda identificar el progreso de cada una de las asignaciones y, cuando haya un retraso o “cuello de botella” por parte de alguno de sus colaboradores, se ponga en comunicación, escuche lo que está pasando y brinde el apoyo necesario para que la persona pueda trabajar fluidamente.

7. Habilite momentos de esparcimiento

Para los gerentes es importante producir los resultados trazados, y para eso deben reconocer los retos de sus colaboradores y escuchar sus inquietudes y preocupaciones. El teletrabajo no es excusa para no tomar un tiempo para conectarse con otros miembros. Compartir y hablar de temas diferentes a aspectos laborales, puede ser muy productivo para el equipo, especialmente en el contexto de un cambio abrupto al trabajo remoto.

Si un empleado recién aislado está claramente luchando pero no comunica estrés o ansiedad, pregúntele cómo le está yendo. Incluso con una pregunta general como “¿Cómo le está yendo con el trabajo remoto hasta ahora?” usted puede obtener información importante que no podría escuchar de otra manera.
Una vez que haga la pregunta, asegúrese de que haya entendido correctamente y deje que el estrés o las preocupaciones del empleado (en lugar de las suyas) sean el foco de esa conversación.

En Logical Data estamos comprometidos con acompañarle durante estos momentos de contingencia. Por eso le ofrecemos capacitaciones sobre herramientas de colaboración que le ayudarán a mantener sus operaciones activas y a que la empresa siga siendo rentable.

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