6 razones para hacer seguimiento a sus vendedores y rutas

Cuando la distribución es un pilar fundamental de su empresa, el seguimiento efectivo de las rutas no es opcional. Una coordinación desorganizada de sus rutas de distribución puede generar problemas como pérdida de ventas, baja productividad en sus vendedores, molestias en sus clientes, fugas de dinero, entre otros.

En Logical Data hemos sido testigos de cómo un sistema efectivo que ayude a hacer seguimiento de sus rutas puede mejorar significativamente los procesos e ingresos de una empresa, por eso aquí le nombramos las principales razones para comenzar a hacer el seguimiento ya mismo:

1. Conocerá si el plan de recorrido se sigue efectivamente

Para que su secuencia de rutas sea exitosa y pueda ahorrar tiempo y dinero, es necesario planificarla estratégicamente. Pero luego de que el conductor sale de sus instalaciones, es difícil comprobar si realmente se está cumpliendo con esta planificación.

Contar con un sistema con GPS integrado que le permita gestionar sus rutas le dará la opción de hacer seguimiento en tiempo real del destino que sus conductores están tomando y verificar que todo esté saliendo según lo acordado. También le permite conocer su posición actual y las ventas realizadas.

2. Identificará si la ruta pautada es la adecuada

En algunas compañías, la planificación de las rutas está en manos de los vendedores, sin embargo, el libro +Ventas asegura que estas tareas deben ser gestionadas por el vendedor con el apoyo y control de la compañía, que se encargue de verificar que el plan de rutas es el adecuado.

Es posible que la trayectoria regular hacia un destino pueda acortarse u optimizarse al tomar vías alternas o al organizar diferentes paradas, pero esto solo lo podrá saber si cuenta con un software que le muestre estas opciones paralelas.

De esta manera usted puede evitar problemas como los recorridos con exceso de tráfico, el gasto innecesario de combustible, el trabajo demorado de sus conductores, y retrasa el daño progresivo de sus vehículos.

3. Tendrá información en tiempo actual sobre ventas, visitas y clientes

Usted puede tener la ruta más optimizada y rápida posible, pero si el trabajo de sus vendedores no es el adecuado, seguirá perdiendo tiempo y dinero. Aunque la trayectoria de sus conductores es importante, el sistema ideal le mostrará información actualizada sobre el trabajo de sus vendedores.

Busque una opción que le permita conocer cuál es el estado de sus ventas, cuántos clientes han sido visitados y si será posible cumplir con la cuota diaria y qué tan rentable está siendo su gestión. Idealmente la solución que seleccione debe estar integrada a su ERP.

En el caso SAP Business One al estar totalmente integrado con este tipo de sistemas le permite tener información de ventas y estado del inventario en tiempo real y a su vez utilizar esta información para apoyar la toma de decisiones.

Solicite una demo gratuita para conocer cómo este sistema se adapta a las características de una empresa y le ayuda con sus áreas más desafiantes.

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4. Podrá identificar sus horarios más rentables

Veamos un ejemplo. Su empresa de producción de alimentos necesita distribuir su mercancía de forma semanal en 120 locaciones. Su ruta está pautada de lunes a lunes, pero 40 % de estos negocios no están operativos los domingos, y 20 % de ellos le solicitan despacho los días lunes de forma ininterrumpida, de acuerdo al comportamiento de su demanda.

Luego de obtener los datos del recorrido de sus vendedores en tiempo real, por un periodo continuo, podrá comenzar a detectar cuáles son sus horarios y días más rentables, aquellos que con menos esfuerzo le generan mayores ingresos.

En este caso, usted podrá reubicar algunas de sus rutas del fin de semana (aquellas que tienen menor rentabilidad) hacia el lunes, para cumplir con sus clientes y relocalizar esfuerzos.

5. Le permitirá hacer un follow-up eficiente

El seguimiento a sus clientes les hace saber que se preocupa por su bienestar y por la excelencia en el servicio. El add on para manejo de rutas que se puede integrar a SAP Business One le permite identificar el historial de clientes que han sido visitados y toda la información relacionada con ellos.

Puede contactarlos de manera aleatoria para conocer cómo han sido sus experiencias con las entregas y qué sugerencias pueden apoyar a mejorar el servicio. Recuerde que 9 de cada 10 clientes no se queja directamente cuando existe alguna inconformidad, pero esto puede generar problemas a futuro.

6. Obtendrá información relevante para optimizar su recorrido

Entre los datos importantes que un gerente debe conocer sobre la gestión de rutas también se encuentra el estado actualizado de la mercancía en los camiones, que le ayuda a evitar pérdida de productos y fugas de dinero.

También debe contar con la posibilidad de georreferenciar a sus clientes y conductores y ubicarlos en mapas digitales, crear órdenes de ventas, gestionar cobranzas, manejar devoluciones, realizar facturas y recibirlas directamente en su computador o dispositivo móvil, entre otros.

La optimización de sus rutas puede generarle beneficios como un aumento del 12 % en la rentabilidad de sus servicios, una mejora del 13 % en el uso adecuado del vehículo, y cerca de un 15 % de reducción del tiempo de viaje. Pero más importante que contar con una, es asegurarse de que esta información se reflejará directamente en su sistema de gestión empresarial.
Garantice el éxito y facilite la toma de decisiones. Al contar con SAP Business One puede integrar este módulo adicional para manejo de rutas y distribución que marcará un antes y un después en su gestión, ya que podrá contar con datos confiables y siempre actualizados

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Marvey Murcia
Marvey Murcia
Director de Consultoría SAP
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