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Hoy en día la tecnología y la innovación son elementos que no pueden faltar en las empresas en crecimiento, poniendo de lado aquellos trabajos manuales que tanto tiempo, dinero y recurso consumen, y que dejan a su paso una serie de retrasos, errores, retrabajos e información duplicada. Sin embargo, cuando usamos diferentes sistemas en nuestra empresa, podríamos tener algunos contratiempos que no podemos prever.
Imagine que usted cuenta con un sistema contable, otro para su punto de venta, otro para su e-commerce, otro para la gestión de su inventario y otro para hacer seguimiento de sus rutas de distribución. Aunque, en principio, puede parecer buena idea, contar con plataformas independientes generará un gasto excesivo y tendrá que invertir mucho tiempo y dinero en la integración de todos estos sistemas.
Aquí le mostramos algunos de los inconvenientes con los que puede encontrarse y algunos consejos para facilitar su gestión del día a día como gerente.
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1. Información dispersa en todos los departamentos
Tener múltiples sistemas es equivalente a tener islas independientes de información que no es compatible entre sí. Cada área tendrá datos que serán de alto valor para el negocio, pero que no podría contrastarse entre sí a menos que se haga una comparación manual.
Esto hace que la creación de reportes globales sea un proceso que ocupe mucho tiempo de sus colaboradores y, cuando lleguen a sus manos, posiblemente hayan perdido vigencia.
Un informe de Technology Evaluation Center confirma que uno de los 3 motivos para instalar un sistema ERP es consolidar toda la información de la compañía en un mismo espacio, por lo que es recomendable la adopción de estas soluciones.
2. Diferentes versiones de un mismo informe
La duplicidad e inconsistencia de información es un problema común en las empresas que cuentan con varios sistemas no integrados entre sí. Por ejemplo, usted requiere de un informe de ingresos mensual, y para ello necesita la información de sus puntos de venta, de su e-commerce, de los pagos hechos por sus clientes al mayor y de los reportes bancarios; pero cuando sus equipos intentan agrupar estos datos, existen diferencias o excedentes que no entienden de dónde provienen.
Además, si desea conocer el estado de los ingresos con urgencia a mitad del mes (para analizar si es seguro hacer algún movimiento o si las estrategias están dando resultados), deberá esperar la correlación de estos reportes, la cual puede tardar días si los datos no concuerdan entre sí. Usted puede estar perdiendo oportunidades a causa de información desactualizada.
3. Múltiples bases de datos
Tener varios sistemas en su empresa trae consigo también tener múltiples bases de datos. ¿Por qué esto puede ser contraproducente? Imaginemos que un cliente le solicita información urgente sobre el estado de su penúltimo pedido. ¿Sabe usted en cuál de tantas bases de datos está ubicada esta información? ¿Cuánto tiempo tardarán sus líderes de equipo en ubicarla?
Es posible que el departamento de finanzas pueda acceder a las facturas, pero también el área de ventas tenga otro tipo de información en específico de los clientes y usted no la esté tomando en cuenta.
La comunicación efectiva, interna y externa, es base para una empresa exitosa. La imposibilidad de tener acceso a información relevante, actualizada y centralizada se convierte en un dolor de cabeza en términos de productividad y efectividad, y también al momento de ofrecer una atención al cliente de calidad.
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4. Papeleo y redundancia de datos
Las empresas del futuro han dejado el papel atrás y se han aventurado a una metodología de trabajo totalmente digital. Tener múltiples software para el manejo de sus operaciones puede incidir en redundancia de datos y caer en el exceso de información con la cual es muy difícil tomar decisiones rápidamente. Sus equipos pueden introducir la misma información desde dos sistemas diferentes, lo cual afectará las proyecciones y reportes a final de mes.
Esto puede tener consecuencias en la rentabilidad, especialmente si se reflejan mayores ingresos de los que usted realmente tiene. También puede dar pie al uso innecesario de papeleo, para que sus equipos puedan contrastar información que no pueden compartir entre sistemas.
De acuerdo con estadísticas sobre el manejo de información, las empresas suelen perder 8 % de sus documentos en físico, y pueden gastar cantidades excesivas de dinero para encontrar o recuperar algún documento perdido.
5. Mayor inversión de tiempo y dinero
Mantener varios sistemas a la vez será costoso a corto, mediano y largo plazo, y no se garantiza el retorno de inversión. Y si hablamos de la inversión en términos de tiempo, consideremos esto: una de las razones para implementar nuevas tecnologías en las empresas suele ser el ahorro de tiempo, pero con sistemas aislados, su personal deberá mantenerse migrando información de uno a otro, sin contar las innumerables solicitudes que se generarán entre departamentos.
6. Información desactualizada
Usted puede contar con información al día en sus diferentes sistemas, pero esto es de poca utilidad cuando no puede integrarlos en un mismo espacio. De acuerdo con Aberdeen Group, 48 % de los gerentes mencionan que la segunda razón para contratar un ERP es la posibilidad de obtener visibilidad en tiempo real de una variedad de información y estadísticas.
En este caso, es preferible contar con información precisa, integrada y centralizada que con miles de datos que no puedan ayudarle a tomar decisiones oportunas.
¡La solución es una!
Un sistema ERP reduce el riesgo de inconsistencias al crear un único lugar de almacenamiento para todos los datos, incluso cuando acceden diferentes usuarios de las diferentes áreas de la compañía.
Todas las operaciones de su empresa pueden manejarse desde un mismo sistema que además le brinda respaldo las 24 horas del día y desde cualquier lugar con acceso a internet.
En lugar de hacer esfuerzos con múltiples fuentes de datos e incrementar el riesgo de duplicidad de su información, las diferentes áreas de su empresa podrán operar en armonía, ingresando la información oportuna y veraz y manteniendo un flujo de procesos sano.
Si su empresa ha vivido algunas de las complicaciones que mencionamos y no ha adoptado una solución que le permita integrar todos sus sistemas en una sola solución, es hora de dar un paso hacia la transformación digital y adoptar SAP Business One, el ERP líder que acompaña el éxito de las empresas en crecimiento.
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