4 señales para identificar si tengo el sistema administrativo correcto en mi empresa

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Tener un ERP puede traer muchos beneficios a las empresas: aumento de su rentabilidad, disminución de costos operativos, logísticos y de producción, integración del trabajo de sus departamentos, agilidad de sus procesos, entre otros. ¡Pero cuidado! Tener un ERP que no esté acorde a las necesidades de su compañía podría ser un factor en contra de todo lo que mencionamos anteriormente.

Por ello, en Logical Data creamos una lista de señales que podrían estar indicándole a usted y a su equipo que no están trabajando con un ERP suficientemente amplio en funciones y no impulsa la rentabilidad y productividad que su empresa necesita.

No se integra a otros sistemas y no tiene capacidades móviles

De acuerdo con Forbes en un estudio sobre ERPs en 2020, “los sistemas complejos, caros e inflexibles que requieren largos proyectos de TI y extensos equipos de servicios profesionales, serán reemplazados por sistemas que son más fáciles de actualizar y personalizar para cualquier compañía”.

Imagine que su empresa es una máquina que funciona correctamente cuando todas sus piezas trabajan en armonía, pero si le incluye una pieza que no logra integrarse con el resto, que no está correctamente instalada o que va a una velocidad diferente, la máquina deja de funcionar.

Tener un ERP obsoleto puede generar que los procesos se ralenticen, e incluso que el equipo tenga que hacer cosas manualmente, lo que los hace ineficientes y más propensos a cometer errores

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Además, puede generar bloqueo de datos entre los sistemas o incluso «silos de datos» que reducen la capacidad de comprender lo que está sucediendo y tomar decisiones informadas sobre el negocio.

Un sistema ERP debe funcionar consistentemente con los requerimientos específicos de su compañía, así como adaptarse a las plataformas actuales como su CRM, plataformas logísticas, herramientas de productividad, etc.

Por otro lado, si su sistema administrativo actual no cuenta con capacidades móviles, es una clara señal de que ya no es el correcto para su negocio.

Su equipo necesita un ERP que le acompañe a todos lados. Los empleados modernos necesitan trabajar con soluciones que posean capacidades móviles que les permitan trabajar incluso cuando no están dentro de la oficina.

Siente que es un consumo innecesario cada mes

Si el ERP se está convirtiendo en algo realmente complejo de sostener, esta es la señal de que debe buscar otra alternativa de sistema que se adapte al alcance y capacidad de su negocio.

En la actualidad cualquier empresa en crecimiento ya tiene la posibilidad de invertir y sostener un ERP sin sacrificar las finanzas de la empresa. Esto se logra con una correcta asesoría y planificación por parte de su proveedor, además de un proceso de implementación adecuado.

Tener un ERP siempre será una inversión muy inteligente, ya que le ahorrará recursos y tiempo a largo plazo. Si no experimenta eso, es claro que su ERP presenta un problema y es momento de tomar acción.

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Si sus colaboradores no lo usan

Según “Evaluando ERP” la capacitación de los usuarios que interactuarán con esta solución “representa entre del 15 % al 20 % del total de implementación del proyecto”. Es decir, no existirá un uso eficiente de un sistema de administración mientras su equipo no se integre correctamente a su uso.

Si luego de varias capacitaciones y sesiones de trabajo, sus empleados no están haciendo uso del sistema porque es muy complejo de usar o  los procesos del negocio no se adaptan a las funciones del ERP es momento de elegir una nueva opción.

Un ERP nunca tiene porque volverse un dolor de cabeza, al contrario, debe convertirse en la herramienta clave para simplificar y facilitar procesos con el fin de aumentar la productividad y rentabilidad del negocio.

Poca precisión

De acuerdo con el libro Instalación de sistemas operativos y gestores de datos en sistemas ERP-CRM, los sistemas ERP suelen ser escogidos ya que permiten que:

· Toda la organización maneje la misma información.
· La fiabilidad de la información aumente.
· No exista duplicidad de datos.
· Se aumente la productividad.

Ahora imagine que luego de la instalación de un ERP, su empresa siga presentando inconsistencia o duplicidad en la información, u otros errores que pueden mostrarle un panorama de su empresa muy diferente al real. Esto puede desencadenar graves problemas financieros y toma de decisiones desinformadas.

Un ERP debe brindarle, tanto a la junta directiva como a cada miembro de los diferentes equipos, tranquilidad, confianza y sobre todo facilidad de uso, así como la certeza de que toda la información que se genera es verdadera.

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