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SAP Business One es uno de los ERP más destacados del mercado actual y las cifras lo demuestran: ya supera los 70.000 clientes a nivel mundial y puede adaptarse a las necesidades de todos los tamaños de empresas.
Sin embargo, sus funcionalidades son tan amplias que tiende a ser complicado abarcarlas todas. Por esta razón, hoy hablaremos de tres características útiles y no tan predecibles que facilitarán las labores de los equipos de administración, contabilidad y ventas.
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1. Administrar información de reembolsos de gastos de empleados
Los gastos de los empleados pueden significar un dolor de cabeza para el departamento de administración y contabilidad, en especial por lo complicado que resulta llevar un completo y detallado seguimiento de cada uno de ellos.
Mantener un historial coherente de gastos de empleados durante periodos determinados será una herramienta súper útil al momento de realizar auditorías y pagos correspondientes. Al usar SAP Business One usted podrá configurar una cantidad ilimitada de gastos personalizados con Tipo de Gasto o Expense Type, para optimizar y automatizar sus procesos.
Entre las configuraciones a su alcance se encuentra el nombre del empleado, su cuenta en el libro mayor, el conocimiento de si su empresa suele pagar el tipo de gastos, códigos de tasa impositiva, entre otros.
Luego de que la información sobre sus empleados esté agregada y desee efectuar estas operaciones, seleccione a la persona indicada en una factura o nota de crédito y podrá ubicar la ventana de gastos y agregar los datos respectivos. Así sé olvidará de buscar página por página en su libro mayor y arriesgarse a seleccionar una cuenta equivocada.
Razones para hacer de SAP Business One su mejor aliado
Más funcionalidad, mayor control, mayor flexibilidad, SAP Business One es el software de gestión empresarial que lo reúne todo en una sola plataforma.
2. Administrar acumulaciones de fin de mes para productos enviados y no facturados aún
Los estados financieros de una empresa deben estar siempre actualizados y en correcto orden, para evitar imprecisiones en las proyecciones, retrasos en los pagos y toma de decisiones no acertadas. La administración de las cuentas de fin de mes son de gran importancia para garantizar la precisión de estos estados financieros.
Por otro lado, es común que la entrega de sus productos no siempre coincida con la emisión de las facturas de estos. Por ejemplo, usted podría despachar a un cliente frecuente el 30 de abril y crear la factura el 2 de mayo, lo que haría necesario un ajuste de fin de mes para reclasificar los montos de pérdida y ganancias al balance general.
Básicamente, esto requeriría identificar qué operaciones requieren reclasificación, preparar comprobantes diarios, incluir documentación de respaldo, que otro miembro del equipo contable lo revise, y luego contabilizar la acumulación.
Con SAP Business One usted evitará errores que tergiversen la veracidad de sus estados financieros. Para ello, cuenta con la función de Cuenta de Mercancía Enviada, en la cual podrá contabilizar la entrega de sus productos como mercancía enviada, en lugar de mercancía vendida.
Esto será una práctica manera de no interferir en su balance de gastos y ganancias mensuales, y disminuir el riesgo de tener estados financieros incorrectos al realizar operaciones manuales.
3. Administrar listas de precios netos y brutos para clientes
Imagine este escenario: usted cuenta con una selección específica de clientes que son altamente rentables o convenientes para su empresa, por lo que ha decidido descontar el impuesto de ventas correspondiente de sus compras.
Pero cada vez que ellos realicen una transacción, es necesario hacer esta adaptación manual y, en algunos casos, puede desencadenar errores o incongruencias en sus facturas.
Con SAP Business One usted puede acceder a la opción de Aliados de Negocio y calcular el precio correcto para sus clientes, si será el precio neto regular con los impuestos correspondientes, o desea ajustar su compra al precio bruto. Esto no solo mejorará su relación con sus clientes, sino que le ahorrará tiempo y esfuerzo a sus equipos.
>>Cuántos usuarios y licencias de SAP Business One necesito para mi empresa
En Logical Data hemos sido testigos de cómo estas funcionalidades que parecen tan simples son extremadamente valiosas para el día a día del negocio y para que el trabajo de sus departamentos sea ágil y productivo, y puedan dedicar sus esfuerzos a las actividades que le generen mayores ingresos.
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