Top 6 razones por las que una implementación de ERP falla y cómo prevenirlo

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Uno de los aspectos que diferencia a los gerentes comunes de los gerentes extraordinarios es tener visión al momento de invertir. Y no hablamos de la cantidad que estime para cada inversión, sino de que le apueste a aquella adquisición que conduzca a una mayor cantidad de beneficios a corto y largo plazo para su compañía.

Hemos hablado de todos los beneficios que un ERP trae para su empresa, pero es importante también conocer qué factores de esta implementación pueden causar fallas que generen pérdidas de tiempo y de dinero. En Logical Data le resumimos los puntos más importantes a considerar que pueden interferir en la implementación de su ERP y algunos consejos para que pueda prevenirlos.

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1. Falta de apoyo ejecutivo

De acuerdo con Forbes, una de las principales características de un líder es que sus palabras y acciones sean coherentes, ya que sus colaboradores serán guiados (consciente o inconscientemente) por su ejemplo. Al momento de implementar un ERP, es fundamental que los directivos, gerentes y líderes de procesos muestren cooperación en cada etapa de la implementación de este sistema, comuniquen claramente a sus equipos y los acompañen en el proceso de cómo esta solución les facilitará y optimizará el trabajo y qué se necesita de cada uno de ellos para su éxito.

2. Elección de un partner inexperto

Las estadísticas demuestran que hay un 74% de posibilidades de que la implementación de un ERP sobrepase el tiempo estipulado, por lo que resulta importantísimo contar con un partner que además de tener una trayectoria amplia y comprobable, se comprometa a respetar un monto y tiempo máximo y que tenga la infraestructura necesaria para la finalización del proyecto en tiempo y forma.

A su vez, esta empresa deberá entregar un completo diagnóstico sobre lo que su compañía necesita, un plan integral de implementación y, en caso de que sea necesario, ayudarle a tomar decisiones y estar dispuesto a ajustarse para que el curso del proyecto de su ERP sea exitoso.

3. Implementación improvisada

Cualquiera de los dos factores que mencionamos anteriormente puede derivar en una implementación improvisada. Si usted como líder y su partner no tienen una noción clara y precisa sobre el estado actual de su empresa, es posible que la configuración que se vaya a realizar no concuerde con las necesidades de su compañía, que sea necesario agregar nuevas funciones que incrementen el costo inicial y el margen de tiempo acordado.

Este factor puede ser más común de lo que parece: de acuerdo con Capterra, 1 de cada 3 compradores de ERP ni siquiera obtuvieron una demo del producto antes de comprarlo. Si su proveedor no le ofrece un plan estructurado para la implementación de su ERP que incluya instalación, configuración, capacitación y pruebas de calidad, es posible que no sea el partner ideal.

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4. Falta de control de calidad

Sabemos que existen muchos software que solo requieren una simple instalación para que su equipo comience a utilizarlos. Un ERP es diferente, ya que es precisamente el corazón de sus operaciones, y su correcta configuración es la que permitirá que cumpla con todos los objetivos de su negocio. Uno de los pasos finales serán las pruebas de aceptación del usuario (UAT), las cuales facilitarán el adecuado funcionamiento de la solución. En este paso, los usuarios que tengan contacto directo con el ERP confirmarán que cumpla con las condiciones óptimas para su uso eficiente y sacarle el máximo provecho.

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5. Cambios de última hora

Las funcionalidades de los ERP son ajustables de acuerdo a los requerimientos de cada empresa. Pongamos un ejemplo: un gerente acuerda con su proveedor la implementación de un sistema para su empresa en crecimiento, con un plan que incluya el acceso de 10 usuarios, pero a medida que la implementación avanza, decide que desea dar acceso a 3 usuarios más en otro país. Estas adiciones, que parecen sencillas, cambian totalmente el alcance del proyecto y ponen en juego el presupuesto y la fecha límite.

6. Resistencia al cambio

De acuerdo con Insights, existen cuatro razones por las cuales puede existir resistencia al cambio en sus equipos:

· Temen que el cambio afecte sus intereses personales.
· No tienen suficiente confianza en él o no lo entienden.
· No están de acuerdo con el método.
· Simplemente tienen poca tolerancia al cambio.

Independientemente del motivo, esto puede causar un boicot tanto a la implementación como al posterior uso de su ERP. Es fundamental que, junto a su partner, se encarguen de brindar toda la información sobre los beneficios que puede brindar este sistema al trabajo individual y al desempeño generalizado de la compañía. Recuerde que puede contar con el mejor ERP del mundo, pero el éxito radicará en su uso eficiente y en que el equipo esté alineado hacia un mismo objetivo.

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¿Cómo prevenir fallas en la implementación de un ERP?

Podemos concluir que el éxito de la implementación de su ERP dependerá básicamente de tres actores: el líder, el partner y el equipo de trabajo. La mejor manera de garantizar que este proceso impacte positivamente la rentabilidad de su compañía es teniendo a su lado un aliado responsable que garantice la integración de la tecnología con los objetivos de su negocio. ¡Está poniendo el futuro de su compañía en sus manos! Así que es su derecho exigir que solo los mejores profesionales estén a bordo en este proyecto.

Este partner también deberá brindarle confianza y apoyarle en la creación de un ambiente y cultura armónicos para la capacitación y la integración de su equipo de trabajo. En Logical Data creemos en la fusión de la triada líder-partner-equipo para lograr el mejor resultado posible.

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En nuestro equipo de profesionales contamos con gerentes de proyecto, desarrolladores de software senior y consultores de implementación que respaldarán y coordinarán todo el proceso. Contáctenos ya para recibir una asesoría completa sobre la solución que mejor se adaptará a las metas y visión de su compañía.

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