Todo sobre los roles de usuario y perfiles de SAP Business One

Ya hemos comentado que SAP Business One es un ERP completo y robusto que acelera la digitalización de su negocio, la productividad de sus equipos y la seguridad y el manejo de su información. Y cuando hablamos de seguridad, es importante mencionar los roles de usuario y perfiles disponibles en este software.

Esta funcionalidad de SAP Business One le permitirá jerarquizar y clasificar el acceso que cada uno de sus colaboradores tendrá a su información, y las funciones que cada uno de ellos podrá ejercer sobre estos datos y su sistema en general.

Aquí le ayudamos a despejar las dudas más comunes sobre los roles de usuario y perfiles de SAP Business One

¿Qué son los roles de usuario en SAP Business One?

Veámoslo en perspectiva. Supongamos que usted es líder de una fábrica. Seguramente tendrá información relacionada con el proceso de compras a la cual no debe tener acceso o dominio directo el encargado de nómina. A su vez un analista de compras recibe presupuesto de 3 proveedores diferentes, pero no debe tomar una decisión sin la aprobación definitiva del gerente de adquisiciones.

SAP Business One cuenta con una opción para parametrizar el alcance que cada uno de sus usuarios tendrá dentro del sistema, y a esto le llamamos los roles de usuario.

Antes de configurarlos en su ERP, es importante que usted tenga bien definidas las funciones de cada una de las personas que tendrán acceso a su sistema. Entre otros datos, es importante conocer el nivel de acceso a la información, las tareas a cumplir y los permisos que requerirá. Para esto tome en cuenta:

El puesto del usuario.

El rol que le debe ser asignado.

Las restricciones necesarias.

Luego de conocer esta información, podrá proceder a configurar los usuarios de acuerdo a la cantidad de colaboradores que accederán al sistema y a las tareas cotidianas de cada uno de ellos.

Si aún no tiene claridad sobre esta información, no se preocupe. Solicite una asesoría tecnológica con nuestros expertos para determinar si SAP Business One es el sistema ideal para su negocio.

Como SAP Business Onele ayuda a optimizar sus centros de costos

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¿Para qué funcionan los roles de autorización en SAP Business One?

Como mencionamos anteriormente, los roles de usuario de SAP Business One son una medida de seguridad que le permitirá elegir qué personas tendrán acceso a qué tipo de información y aprobación.

Usted podrá elegir entre diversos controles de acceso de acuerdo a la organización de su empresa y a las labores y flujos de trabajo diarios de sus colaboradores.

Entre otros beneficios, al configurar los roles de usuario en SAP Business One usted podrá:

· Proteger la información crítica de su negocio ante personal no autorizado.

· Hacer seguimiento de los flujos de trabajo y aprobaciones.

· Tener un modelo a seguir para homologar las funciones.

· Identificar y controlar los riesgos con mayor claridad.

· Tener mayor complimiento de las políticas de control internas.

Tipos de roles de usuario

SAP Business One cuenta con una serie de roles estándar para diferentes usos, pero usted podrá configurarlos de acuerdo a las necesidades específicas. En resumen, puede elegir entre usuarios y superusuarios.

Usuarios. Pueden crear documentos de compra y venta como una versión borrador para que sean aprobados por un miembro superior. Puede aplicar a un vendedor, analista, asistente contable, etc

Superusuarios. Este rol les da a sus colaboradores la potestad de aprobar las versiones borradores que los usuarios han creado. Suelen pertenecer a supervisores, gerentes, líderes de procesos, coordinadores, etc.

Independientemente del rol elegido, encontrará estos componentes en cada uno de ellos:

Códigos de transacción. Identifican las transacciones realizadas dentro del sistema, sean un usuario estándar o personalizado.

Perfil. Aquí encontrará reflejado los datos de autorización que se han establecido previamente.

Objetos de autorización. Definen las relaciones entre diferentes campos, así como las concesiones y restricciones en cada caso en particular. A su vez, se definen en programas para ejecutar transacciones específicas.

Nivel de organización. Definen elementos en los que se organiza SAP y su compañía, como el código de la empresa, centros de trabajo, organización de compras entre otros.

Los roles de usuario son una barreta de protección extra que le permitirá definir estratégicamente el tipo de acceso que cada usuario tendrá a su información y las modificaciones y aprobaciones que pueda ejecutar con ella. También podrá hacer mayor seguimiento de la actividad de cada usuario dentro de la plataforma, para reducir la incidencia de pérdida de mercancía, hurtos, errores humanos, pérdida de información o transacciones erróneas.

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Carlos Azofeifa
Carlos Azofeifa
Consultor SAP