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Sabemos que los ERP brindan una gran cantidad de datos vitales sobre el negocio. Pero, ¿alguna vez se ha preguntado cómo es que se puede visualizar tan fácilmente toda esa cantidad de información? Un ERP moderno definitivamente cuenta con un elemento que facilita el uso para los gerentes, presenta un panorama amplio de lo que está pasando en nuestra empresa y permite una mayor personalización de cómo ver la información. Sí, hablamos de los dashboards o tableros de visualización.
Según Software Advice, el 65 % de las personas son aprendices visuales, es decir, su sentido predeterminado para aprender y el entender procesos es la vista, y prefieren el uso de imágenes para eso. Estos tableros gráficos le permiten entender la información de forma rápida y práctica para hacer mucho más ágil el proceso de toma de decisiones acertada.
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¿Qué es un dashboard?
Según Gartner, los tableros de visualización de ERP recopilan y exponen métricas críticas de toda la organización, ofreciendo información sobre el rendimiento, las perspectivas y la interconectividad de los procesos comerciales.
Al establecer dashboards en su ERP que ilustren métricas clave y comuniquen de manera convincente el desempeño operativo, las áreas interesadas clave de la empresa tendrán una imagen clara de la salud del negocio y, como resultado, tomarán decisiones comerciales mejores y más informadas.
¿Qué debo considerar para armar mi dashboard?
Visualizar todas las áreas de su compañía es uno de los principales objetivos que existen al implementar un ERP. De acuerdo con Select Hub, el incremento de la visibilidad que proporcionan los ERP ayuda a formular las estrategias de venta para mejorar la generación de leads y atracción de clientes.
Pero existen algunos factores que deben ser tomados en cuenta para garantizar que los datos que está observando y analizando son precisamente los que le ayudarán a conseguir un mejor desempeño. Aquí le mencionamos algunos puntos que deberá tomar en cuenta al momento de armar sus tableros de visualización.
Monitorear objetivos a largo plazo
Es recomendable que, luego de fijar sus metas, analice qué datos deben mostrarse en su dashboard para hacer un seguimiento a cada uno de ellos. Usted podrá tener una visión corporativa total de sus objetivos de negocio y las métricas o KPI que le indicarán el cumplimiento de esas metas.
Por ejemplo, si desea alcanzar un aumento del 5 % en sus ventas para final de año, podrá darle prioridad a este indicador y observar cómo se comporta a medida que pasa el tiempo. Esto será ideal para poder redefinir sus estrategias cuando vea que el resultado no es el deseado.
Notar cómo influye cada pequeño dato
Aunque los líderes tienen muy claros los objetivos de la compañía, a veces cuesta un poco definir los KPI en equipo, que indicarán el nivel de cumplimiento de cada una de las metas pues existe un grupo de datos detallados que si se juntan todos en un mismo panel pueden resultar confusos.
Para que usted y su equipo se enfoquen en la información más relevante, es recomendable monitorear primero aquellos KPI que le ayuden a definir hacia dónde dirigir su negocio y en dónde enfocar sus recursos.
Prácticamente un dashboard le permitirá seleccionar la visualización de sus objetivos para la toma de decisiones. Y puede comenzar con lo más básico, y posteriormente ir agregando los datos más complejos a medida que los vaya necesitando.
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Mejorar el análisis de riesgo
El riesgo es una variable en común que afecta a todas las empresas de una u otra manera. Ninguna de ellas, independientemente de su ubicación, su industria o su naturaleza están exentas de eso.
Puede surgir de forma interna, como un accidente, error humano, fallas en las maquinarias, en los computadores; o de forma externa, como lo que estamos viviendo hoy, una pandemia mundial y una posible crisis económica.
Una de las mejores maneras de reducir el riesgo es identificar a tiempo que puede venir y prevenirlo, y esto puede lograrlo gracias a la visualización constante en sus dashboards.
Y no solo se trata de los riesgos, también asegúrese de incluir métricas que evidencien las oportunidades de crecimiento y mejora continua, como la reducción de tiempos de la cadena de suministro, el cumplimiento de entregas, entre otros factores.
Contar una historia de éxito
Para que una historia sea atractiva debe tener un mensaje con sentido y acciones que inspiren, y es lo mismo que ocurrirá con el dashboard de su ERP. La ausencia de conclusiones convincentes puede generar una estrategia débil, resultados no deseados o falta de confianza en los procesos.
Por eso es fundamental que la creación de sus tableros sea fácil de entender y de monitorear, con aquellos datos que realmente sustenten e impulsen su historia de éxito en cada paso que dé y cada decisión que tome.
¿Cómo usar los dashboard para comunicar el desempeño de mi empresa?
Un ERP tiene la misión principal de apoyarle en la gestión de su empresa desde muchas perspectivas y la comunicación efectiva con sus equipos es clave para que los procesos sean exitosos.
Aquí algunas pautas para que este proceso de comunicación sea fácil y efectivo para usted:
1. Traduzca datos complejos a un lenguaje fácil de entender.
Seamos realistas: los datos que arroja el ERP pueden volverse bastante densos. Con un montón de información de procesos comerciales independientes, dar sentido a todos esos datos requiere una gran habilidad.
2. Demuestre que las funciones comerciales específicas funcionan como deberían (o no funcionan como deberían). Si basa las decisiones comerciales en la información que le provee su sistema ERP, su explicación de los datos debe ser exhaustiva y razonable, agotando todos los escenarios e interpretaciones potenciales antes de llegar a una conclusión.
3. Ilustre una imagen con argumentos convincentes. Este es momento de dar el mensaje que desea que sus equipos reciban en voz alta. Sea lo suficientemente claro como para llevarlos a la acción. Sus tableros de visualización le ayudarán a reforzar sus puntos, pero depende de usted como comunicador el poder articular el razonamiento detrás de una conclusión particular que se tome en equipo.
4. Desarrolle un plan. Es claro que el mensaje que irá dirigido al presidente de la compañía no es el mismo que debe conocer el director financiero, ni el director de tecnología, ¿cierto? Es por eso que, dependiendo de la audiencia, deberá definir cuál será el principal mensaje a exponer, el método de presentación y cada cuánto tiempo hacerlo.
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Próximo paso
Ahora que sabe por qué los dashboards de un ERP son críticos para el éxito de su negocio, y cómo presentarlos de manera efectiva, está listo para poner estas cosas en práctica.
Pero antes de hacerlo, debe encontrar el ERP correcto. Si su ERP no tiene la funcionalidad de tableros de visualización, puede no ser exactamente el sistema que está buscando.
En Logical Data y con nuestra solución ERP basada en SAP Business One, estamos comprometidos con acompañarle e impulsar el desarrollo continuo de su negocio. Nuestros asesores dedicados están listos para responder a todas y cada una de sus preguntas y ayudarle a tomar la mejor decisión.
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