¿Cómo comprar e implementar SAP Business One?

Tiempo de Lectura: 5 minutos.

Mucho se ha escrito sobre las ventajas que SAP Business One puede brindarle a los negocios en crecimiento, y mejor aún, todo esto ha sido comprobado por más de 600.000 empresas a nivel mundial que han llevado sus operaciones al siguiente nivel de eficiencia, productividad y rentabilidad. Sin embargo, sabemos que usted como líder no solo quiere conocer qué es y sus beneficios, sino cuál es el impacto a nivel de rentabilidad y productividad que va a tener el uso de esta solución en su negocio.

Para lograr esto, uno de los factores más importantes que debe considerar es la elección de un partner responsable y experimentado. Si esto no ocurre, es posible que se encuentre con alguna de estas situaciones:

  La implementación está tardando más tiempo del estipulado.
· Su equipo no se está sintiendo cómodo con el uso de SAP Business One y no entienden cómo sacarle el máximo provecho.
· Está experimentando un incremento en sus gastos.
· Sus procesos se están ralentizando.
· No está logrando comunicarse efectivamente con el equipo de soporte al cliente.
· Las funcionalidades programadas de su ERP no se están ajustando a lo que su empresa necesita.

Esto es solo un vistazo a todos los posibles escenarios a los que podría enfrentarse su empresa si no contrata un partner eficiente que le aporte valor más allá de la implementación de la solución.

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Entonces, ¿cómo es el proceso de compra e implementación de SAP Business One cuando usted elige trabajar con un partner experimentado y responsable? Le respondemos a continuación:

Diagnóstico adecuado de su empresa

Para que SAP Business One pueda ayudar a su empresa a llegar lejos, es importante saber con claridad en dónde se encuentra su negocio actualmente y hacia dónde desea llevarlo, así como los requerimientos propios de su industria que definirán qué funciones específicas va a necesitar de su ERP.

Si un proveedor le propone implementar un ERP sin analizar con detenimiento las necesidades de su empresa y sin presentarle opciones u oportunidades de mejora para su funcionamiento, esta es una señal de alerta de que la implementación podría fallar.

Asegúrese de que no solo le soliciten información sobre su empresa, sino que el partner se tome el tiempo para analizar y presentarle una propuesta que incluya acciones a tomar para minimizar el riesgo de fracasos y pérdida de tiempo y dinero.

Presentación de opciones y posibilidades

Otra señal de alerta al momento de tratar con un proveedor es la carencia de opciones para llevar a cabo el proyecto. Es importante que usted, como líder, pueda elegir entre varias opciones de acuerdo con los resultados que desea para su empresa, su presupuesto y sus expectativas; especialmente porque las empresas pueden conseguir un ahorro de hasta un 21 % al negociar inteligentemente con su proveedor.

Un partner que busca el crecimiento de su empresa y su satisfacción como cliente le presentará no solo un reporte del diagnóstico establecido y un panorama de opciones para que usted lo analice, sino también una demo personalizada para que usted vea a SAP Business One en acción y conozca de qué manera opera bajo las características particulares similares a las de su compañía. A su vez, le ofrecerá modalidades de implementación que incluyan opciones con altos estándares de soporte y seguridad para la protección de su información, como lo es la nube de Microsoft Azure.

>> Cloud versus On-Premise: ¿cuál es la mejor opción para su empresa?

Si tomamos en cuenta que 79 % de las implementaciones de ERP sobrepasan el límite de tiempo acordado para su instalación y que 64 % de ellos exceden el presupuesto inicial, esta inversión puede parecer un salto de fe que deriva en retrasos en sus procesos y un gasto mucho más elevado del que había planeado. Para ello, un partner responsable deberá ofrecerle un detalle de la inversión y el alcance de la implementación.

Es importante que el partner le permita flexibilidad en las condiciones de pago, que podrían ser con los hitos del proyecto, de tal forma que le permita balancear el costo total de la implementación a medida de que esta progrese. Por ejemplo, Logical Data ha creado un plan de financiamiento por tiempo limitado que le permite obtener SAP Business One y completar sus cuotas en un periodo de hasta 12 meses. Esto con la finalidad de que obtenga todos los beneficios de su ERP sin que esto represente un desbalance económico para su negocio.

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Formación y apoyo en la gestión de cambio

Tres de los principales beneficios de implementar un ERP son la reducción del tiempo de sus procesos, el incremento en la colaboración entre departamentos y la centralización de toda la data de su empresa. Pero esto solo puede lograrse cuando todo su equipo conoce cómo funciona el sistema, por qué se está implementando y qué beneficios le brinda a sus labores del día a día. Un estudio indicó que una de las más grandes barreras para la adopción de nuevas tecnologías (49 %) es la falta de confianza por parte de los trabajadores al momento de emplearla.

Y esto se complica cuando el programa de capacitación del partner solo incluye a una persona que será la encargada de difundir la información al resto del equipo.

En este proceso pueden existir confusiones, retraso en el trabajo y errores que se traducen en pérdidas económicas e inconsistencias en la información. Por esta razón, es recomendable que su partner de SAP Business One cuente con un plan de capacitación integral, que incluya a todos sus colaboradores e identifique líderes embajadores dentro de los equipos de trabajo para facilitar la adopción al interior de la compañía.

>>¿Cómo hacer para que mi equipo adopte fácilmente un sistema ERP?

Todo esto debe ser plasmado en un cronograma en conjunto, en el cual se definan los tiempos para que la finalización de estas capacitaciones sea compatible con el inicio de la utilización del software.

Control de calidad de su ERP

Un informe de Panorama Consulting asegura que 4 de cada 10 implementaciones de ERP pueden ocasionar interrupciones operativas luego de su puesta en marcha. Imagine enfrentarse a este escenario con un proveedor que tarde en responder a sus solicitudes, que no cuente con una vía de comunicación inmediata o que no sea capaz de solventar sus inconvenientes. Podría ser contraproducente para su cadena de producción.

Los controles de calidad al finalizar cada una de las etapas de la implementación de SAP Business One son la clave del éxito, es por ello que en lugar de implementar el ERP de una vez, se haga por etapas y se vayan haciendo pruebas continuas en cada fase para asegurar la integración con los sistemas de su empresa y reducir los riesgos de falla al mínimo. Asegúrese de que su partner tenga la capacidad y la disposición de evaluar el resultado de cada proceso y que, luego de finalizar la implementación, continúe brindándole el soporte necesario.

Es fundamental que entre ustedes cuenten con canales de comunicación efectivos para atender con rapidez sus solicitudes y dudas.

Adquirir la licencia de SAP Business One es el primer paso hacia el crecimiento de su empresa, y un partner integral y comprometido hará que el proceso sea fácil y beneficioso para usted y cada uno de sus colaboradores; desde el primer encuentro, la instalación, las capacitaciones, hasta llegar al soporte post-venta.

Logical Data cuenta con más de 190 profesionales altamente calificados, dispuestos a asesorarle sobre las opciones que se adapten de mejor manera a su empresa. Confíe y entre a formar parte de los más de 300 clientes satisfechos que ya cuentan con un SAP Business One. Solicite una Demo gratuita para que compruebe usted mismo el impacto que tendrá en su negocio. 

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